Uspešno komuniciranje z mediji je odvisno tudi od tega, kako dobro je institucija seznanjena z obsegom in vsebino poročanja o njej, hkrati pa zagotavlja ažurno reagiranje ob neresnicah oziroma napakah, ki se v medijih utegnejo pojaviti.

Odnose z mediji je potrebno ocenjevati na dva načina, tako da se ugotovi kako uspešni so pri doseganju zastavljanenih ciljev in kako učinkovito so porabljena vložena sredstva. Vrednotenje se pa ugotavlja pri dveh skupinah: pri končnih uporabnikih, to je pri medijskih občinstvih, in pri samih novinarjih. Kakovost odnosov z mediji je odvisna od učinkov na obe skupini.

Tako kot sta kakovost in preglednost nujni za institucije, tudi za dobre voditelje velja, da morajo biti vidni, kajti vprašanje je, če so brez tega sploh lahko še dobri. Vidnost institucije in njenih ključnih predstavnikov sta vrednosti že sami po sebi, saj lahko privlačita ljudi in kapital, v časih težav pa blažita nesrečo. Na splošno imamo ljudje namreč raje znane ljudi in obraze in jim bolj zaupamo kot neznanemu.

Analiza medijskega pojavljanja, ki je prilagojena potrebam in željam naročnika predstavlja celovit pregled medijskih objav v določenem obdobju in tako nudi možnosti za dobro in uspešno komuniciranje z mediji, pripomore h končni ocenitvi uspešnosti poslovnih, donatorskih, pokroviteljskih in drugih akcij, hkrati pa opozarja na morebitne netočnosti ali zavajanja pri poročanju medijev.

Kvantitativno kvalitativna analiza se tako osredotoča bodisi na medijsko poročanje o vseh naročnikovih dejavnostih, lahko pa se osredotoči na posamezni dogodek, katerega analiza bi naročniku pomagala do končnih rezultatov ocenitve njegove uspešnosti.

Pregled medijev, avtorjev, naslovov, vsebin in vrednostne konotacije objav, posebna pozornost na pojavljanje zaposlenih, povzetek najpogosteje obravnavanih tem, izračun medijskega prostora objav, doseg in naklada medijev, vse to je le nekaj najpogosteje izpostavljenih parametrov, na katere se opiramo pri izdelavi analize.